Privacyverklaring

Hoe FloraSense-Instruments omgaat met uw persoonsgegevens wanneer u onze website bezoekt, een bestelling plaatst of contact met ons opneemt

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

FloraSense-Instruments (hierna: “wij”), een eenmanszaak gevestigd aan Burghsluissingel 43, 3086 VC Rotterdam, is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Wij zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42116768.

Voor vragen over deze privacyverklaring of over uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via info@florasense-instruments.com.

2. Welke gegevens verwerken wij en waarom?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor de doelen die hieronder per situatie worden genoemd. Zonder de gegevens die bij een bestelling of aanvraag als verplicht zijn aangegeven, kunnen wij uw bestelling of aanvraag niet uitvoeren. Wij verkopen uw persoonsgegevens niet en gebruiken ze niet voor marketingdoeleinden zonder uw toestemming.

2.1 Bestellingen in de webshop

Gegevens

voor- en achternaam, bedrijfsnaam, factuuradres, e-mailadres, telefoonnummer, optioneel het btw-nummer van uw onderneming, bestelde producten en bedragen, betaalmethode en betaalstatus. Bij het plaatsen van een bestelling legt de webshop bovendien uw IP-adres en browsergegevens vast.

Doel

het verwerken en factureren van uw bestelling en het afhandelen van de levering; het afhandelen van betalingen en terugbetalingen; het sturen van een orderbevestiging en factuur per e-mail; klantcontact over uw bestelling; het voldoen aan wettelijke administratie- en belastingverplichtingen; het voorkomen en opsporen van fraude en misbruik.

Grondslag

uitvoering van de overeenkomst; wettelijke verplichting; gerechtvaardigd belang (fraudepreventie).

Bewaartermijn

gegevens die deel uitmaken van onze administratie bewaren wij zolang de wettelijke (fiscale) bewaarplicht dat vereist, in beginsel zeven jaar. Overige bestelgegevens bewaren wij niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor wij ze verwerken.

2.2 Betalingen

Gegevens

betaalmethode, betaalstatus en een transactienummer dat de betaalprovider aan ons doorgeeft, en afhankelijk van de betaalmethode beperkte kenmerken daarvan (zoals het type kaart). Kaart- of bankgegevens voert u in op de beveiligde omgeving van de betaalprovider. De betaalprovider verwerkt gegevens ook onder eigen verantwoordelijkheid, bijvoorbeeld voor fraudepreventie en om aan wettelijke verplichtingen te voldoen; zie daarvoor de privacyverklaring van die partij. Bij het afrekenen (op de afrekenpagina) worden daarnaast diensten voor fraude- en botdetectie geladen: Stripe, Sift (via WooPayments) en, afhankelijk van de sessie, hCaptcha en HUMAN Security (via Stripe). Deze diensten verwerken daarbij onder meer uw IP-adres, apparaat- en browsergegevens en een apparaat-ID dat in een cookie wordt opgeslagen (zie hoofdstuk 5 en ons cookiebeleid).

Doel

het afhandelen van uw betaling en eventuele terugbetaling, en het voorkomen van fraude.

Grondslag

uitvoering van de overeenkomst; gerechtvaardigd belang (fraudepreventie).

Bewaartermijn

zie 2.1.

2.3 Contactformulier, e-mail en telefoon

Gegevens

naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, gewenste toepassing, uw bericht en overige gegevens die u zelf aan ons verstrekt. Een aanvraag via het contactformulier wordt niet in de database van de website opgeslagen, maar per e-mail naar ons verzonden. Om misbruik te voorkomen houdt de website gedurende maximaal een uur bij hoeveel aanvragen vanaf hetzelfde IP-adres binnenkomen.

Herkomst van aanvragen: wanneer u via onze website een aanvraag verstuurt, nemen wij in de e-mail met uw aanvraag ook op via welke pagina u het formulier heeft verstuurd en, indien beschikbaar, de landingspagina, de verwijzende website en campagnegegevens (UTM-gegevens, zoals bron en campagne). Wij gebruiken deze informatie om de herkomst van zakelijke aanvragen te beoordelen en onze website en communicatie te verbeteren. Grondslag: gerechtvaardigd belang. Deze gegevens worden samen met uw aanvraag bewaard.

Doel

het beantwoorden van uw vraag en het geven van advies.

Grondslag

gerechtvaardigd belang (het beantwoorden van zakelijke vragen); maatregelen op uw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst.

Bewaartermijn

niet langer dan noodzakelijk is om uw vraag af te handelen. Leidt uw aanvraag tot een bestelling, dan gelden de termijnen bij 2.1.

2.4 Websitebezoek

Gegevens

uw IP-adres en apparaat- en browsergegevens (technisch nodig om de website aan u te tonen), gegevens uit cookies en vergelijkbare technieken (zie hoofdstuk 5).

Doel

het laten functioneren van de website en het winkelmandje, beveiliging en het voorkomen van misbruik en fraude.

Grondslag

gerechtvaardigd belang; waar de wet dat vereist: uw toestemming.

Bewaartermijn

zie ons cookiebeleid voor de bewaartermijn per cookie.

2.5 Websitestatistieken (Google Analytics)

Gegevens

gegevens over uw websitebezoek, zoals bezochte pagina’s en producten, klikken op knoppen, het verloop van een aanvraag of bestelling, globale locatie (land/stad), apparaat- en browsergegevens, de verwijzende website en campagnegegevens (UTM), en een uniek cookie-ID. Google Analytics verwerkt IP-adressen voor technische doeleinden en locatiebepaling.

Doel

inzicht krijgen in het gebruik van onze website, bijvoorbeeld welke pagina’s worden bezocht en welke onderdelen van de website worden gebruikt, om de website en ons aanbod te verbeteren.

Grondslag

uw toestemming. Google Analytics wordt alleen geactiveerd nadat u toestemming heeft gegeven voor statistische cookies. U kunt uw toestemming altijd intrekken via de cookievoorkeuren.

Bewaartermijn

de bewaartermijn voor gebruikers- en gebeurtenisgegevens in Google Analytics is ingesteld op 14 maanden.

Wij gebruiken Analytics niet voor advertentiepersonalisatie. Google Signals en advertentiepersonalisatie zijn uitgeschakeld.

2.6 Wettelijke verplichtingen en rechtsvorderingen

Gegevens en doel

gegevens die wij nodig hebben om aan een wettelijke verplichting te voldoen, of om een rechtsvordering vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

Grondslag

wettelijke verplichting; gerechtvaardigd belang.

3. Welke partijen zijn betrokken bij de verwerking?

Voor de werking van de website en de webshop maken wij gebruik van onderstaande diensten. Deze partijen verwerken persoonsgegevens namens ons of onder hun eigen verantwoordelijkheid; voor details verwijzen wij naar hun eigen privacyverklaringen.

• WooPayments (Automattic) en Stripe – afhandeling van online betalingen (kaart en iDEAL). Op de afrekenpagina worden scripts en cookies van Stripe geladen.
• Sift – fraudepreventie bij betalingen (apparaatherkenning), ingezet door WooPayments op de afrekenpagina.
• hCaptcha en HUMAN Security – botdetectie tijdens het betalen, ingezet door Stripe op de afrekenpagina.
• Automattic (Jetpack / WordPress.com) – technische verbinding tussen de webshop en de betaaldienst.
• Microsoft (Microsoft 365 / Outlook) – versturen en ontvangen van e-mail, zoals orderbevestigingen, facturen en aanvragen via het contactformulier.
• Google (Google Ireland Limited) – websitestatistieken via Google Analytics, alleen na uw toestemming.
• De partij die onze website host – hosting en technisch beheer van de website.

Daarnaast verstrekken wij persoonsgegevens aan overheidsinstanties, zoals de Belastingdienst, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

4. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Stripe, Sift, hCaptcha, HUMAN Security, Automattic, Microsoft en Google zijn (mede) gevestigd in de Verenigde Staten of kunnen persoonsgegevens daar verwerken. Daardoor kunnen uw persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) terechtkomen. Op welke doorgiftegrondslag (bijvoorbeeld het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie) iedere partij zich beroept, staat in de privacyverklaring van die partij. Op uw verzoek informeren wij u hierover.

5. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website gebruikt onder meer de volgende cookies en vergelijkbare technieken:

• cookies en lokale opslag van WooCommerce en WooPayments voor de winkelwagen, het afrekenen en, als u een klantaccount heeft, het ingelogd blijven;
• cookies voor fraude- en botdetectie van Stripe, Sift (via WooPayments) en hCaptcha en HUMAN Security (via Stripe), die pas bij het afrekenen (op de afrekenpagina) worden geplaatst;
• cookies van Google Analytics voor statistieken, die alleen worden geplaatst nadat u toestemming heeft gegeven voor statistische cookies;
• cookies van onze cookiebanner (Complianz) waarin uw keuze wordt vastgelegd.

Wij gebruiken geen cookies voor advertenties of marketing.

Via de cookiebanner kunt u uw cookievoorkeuren beheren. Meer informatie vindt u in ons cookiebeleid.

6. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Gegevens die deel uitmaken van onze administratie, zoals bestellingen en facturen, bewaren wij zolang de wettelijke (fiscale) bewaarplicht dat vereist, in beginsel zeven jaar. Voor overige gegevens, zoals aanvragen en correspondentie, geldt geen vaste wettelijke termijn: die bewaren wij niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor wij ze verwerken. Zodra gegevens niet meer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren wij ze.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen. Onze website is beveiligd met een versleutelde verbinding (https). Heeft u de indruk dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of zijn er aanwijzingen van misbruik, neem dan contact met ons op via info@florasense-instruments.com.

8. Uw rechten

U heeft op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) de volgende rechten:

• inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
• rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van uw gegevens (“recht om vergeten te worden”), voor zover geen wettelijke bewaarplicht geldt;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van uw gegevens (dataportabiliteit);
• bezwaar tegen verwerking die op ons gerechtvaardigd belang is gebaseerd;
• intrekking van uw toestemming, waar de verwerking op toestemming is gebaseerd. Intrekking heeft geen gevolgen voor de verwerking die daarvoor heeft plaatsgevonden.

Om uw rechten uit te oefenen kunt u een e-mail sturen naar info@florasense-instruments.com. Om zeker te weten dat het verzoek van u afkomstig is, kunnen wij u vragen zich te identificeren. Wij reageren binnen een maand op uw verzoek.

9. Klachten

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan eerst contact met ons op via info@florasense-instruments.com, zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Zie ook onze algemene voorwaarden voor klachten over bestellingen.

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening of de wet verandert. De meest recente versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.